“Ons verzuim kwam vooral door ingrijpende life events”

Door: Jolein de Rooij van Teksteiland
In opdracht van: Stichting Erwelzijn

SMD/Wijkteams Enschede bracht het ziekteverzuim in een jaar tijd omlaag van meer dan 13 naar 5,9 procent, dankzij een uitgebreid pakket preventieve maatregelen. Een daarvan was het geven van workshops door de preventiespecialisten van Erwelzijn aan hulpverleners van negen wijkteams. Die workshops maakten het belang duidelijk van informele gesprekken op de werkvloer. “We wilden het taboe om over life events te praten eraf halen en het ondersteuningsaanbod toegankelijker maken”, zegt directeur-bestuurder Willem Loupatty.

Toen SMD/ Wijkteams Enschede - een organisatie die inwoners in Enschede ondersteunt om beter of zelfstandiger te functioneren in het dagelijks leven - in 2023 besloot om alles op alles te zetten om het ziekteverzuim omlaag te brengen, lag dat op ruim 13 procent. “Het verzuim bij ons hing veelal samen met werknemers die uitvielen vanwege een disbalans tussen werk en privé”, zegt directeur-bestuurder Willem Loupatty. “Hulpverleners zijn toch de personen die met karretjes gaan rijden wanneer iemand gaat verhuizen. Maar die altruïstische houding brengt het risico met zich mee dat ze zichzelf overvragen.” Aan het langdurig verzuim lagen vaak ingrijpende levensgebeurtenissen ten grondslag. “We hebben veel dertigers en zestigers in dienst. Die krijgen kinderen, gaan scheiden, verliezen hun partner of hun ouders. En ga zo nog maar even door.”

Verzuim van 13 naar 5,9 procent
In april 2023 werd een verzuimteam geformeerd, dat elke twee weken bijeenkwam. Het bestond uit werknemers die een dwarsdoorsnede vormden van de hele organisatie. Onder hen ook Loupatty zelf. “Samen vroegen we ons af: ‘welke extra preventieve tools kunnen wij inzetten?’” Er kwam een uitgebreid pakket aan maatregelen, die onder meer gericht waren op het bijtijds aanbieden van ondersteuning na ingrijpende levensgebeurtenissen. Het resultaat is dat het verzuim in een jaar tijd daalde van 13 procent naar 5,9 procent. Hoe heeft SMD Wijkteams dat voor elkaar gekregen? “Vroeger bestond bij werknemers vooral het beeld dat ons verzuim voortkwam uit de werkdruk”, zegt Loupatty. “Maar dat klopt gewoon niet.” Ook lag de verantwoordelijkheid voor het verzuim vooral bij de managers. “Voor een effectieve aanpak moest zowel het beeld als de verantwoordelijkheid veranderen. Dat hebben we heel duidelijk gemaakt, op allerlei manieren.’” Een van de maatregelen was de workshop Team Connect, die de preventiespecialisten van Erwelzijn gaven aan wijkteammedewerkers, staf en management. In die workshops leggen deelnemers een levenslijn en spreken daarover in kleine groepjes. Rob Bisseling van Erwelzijn: “Gebeurtenissen in ons leven, of ze nu positief of negatief zijn, hebben invloed op wie we zijn en de manier waarop we op uitdagingen reageren.”

Koudwatervrees
In eerste instantie schrokken sommige werknemers terug voor deelname, omdat ze zich afvroegen wat de organisatie zou doen met de uiterst persoonlijke informatie die ze werd gevraagd te delen, zegt Loupatty. “Het gaat toch om waar je vandaan komt en hoe je gesocialiseerd bent. Daarom hebben we heel duidelijk gemaakt dat je zeker niet alles hoeft te delen, deelname vrijwillig was en er niets werd vastgelegd. Bovendien was het verzuimteam zelf het eerste team dat de workshop volgde.” Dat alles nam de koudwatervrees weg bij het overgrote deel van de collega’s weg. Werknemers vonden de workshops uiteindelijk ‘zeer waardevol’, vertelt Loupatty. “Mensen hebben elkaar echt op een andere manier leren kennen. Als iemand bijvoorbeeld zonder vader is opgegroeid, dan is dat voor die persoon zelf niet altijd een groot ding. Die weet niet beter. Zo heeft iedereen zijn werkelijkheid. Die is echter wel bepalend voor iemands wereldbeeld, strubbelingen en reacties op gebeurtenissen in het leven. Die manier van kijken hebben hulpverleners vaak sterk als het om cliënten gaat, maar die pasten we nu gestructureerd op onszelf toe.”

“Zo heeft iedereen zijn werkelijkheid. Die is echter wel bepalend voor iemands wereldbeeld, strubbelingen en reacties op gebeurtenissen in het leven.”

Willem Loupatty

Versterken van de verbinding
Na afloop van de workshops heeft SMD/Wijkteams Enschede een aantal veranderingen doorgevoerd. “We hadden vrij grote teams en die hebben we wat kleiner gemaakt, zodat het makkelijker werd om verbinding te maken met elkaar.” Door de workshops is de vluchtigheid volgens Loupatty “ook een beetje uit gesprekken verdwenen.” Daar droeg ook een tweede onderdeel van de workshops aan bij: deelnemers kregen de vraag over welke hobby’s ze een workshop van een uur zouden kunnen geven. Loupatty: “Deze oefening gaf echt een heel ander perspectief op collega’s. Je gaat over zoiets toch niet zo snel met elkaar in gesprek. Soms werkten mensen al dertig jaar samen en wisten niet wat hun grootste hobby was. En dan leer je opeens bijvoorbeeld dat iemand geweldig kan koken. Zoiets is niet alleen grappig om te horen, maar de onderlinge openheid groeit er ook door. Het maakt dat je er later makkelijker nog eens over kunt praten. Je kunt erop terugkomen in een gesprek over iemands werk-privébalans. De ander voelt zich bovendien meer gezien en begrepen. Die persoon vertelt vervolgens misschien net iets eerder en iets meer over hoe het nou echt gaat.”

Loskomen uit je dagelijkse routine
Door de campagne die het verzuimteam een heel jaar voerde, is de cultuur binnen de organisatie echt veranderd, zegt Loupatty. “Vroeger wilden werknemers niet snel iets naast hun normale werk doen. Ze vroegen zich dan meteen af hoe ze die uren later konden compenseren. Die houding is nu volledig gekanteld.” Dat komt ook doordat SMD/Wijkteams Enschede op een creatieve manier vervolg gaf aan de workshops. Zo kunnen werknemers sindsdien elke één of twee weken deel nemen aan een teamactiviteit in het kader van vitaliteit. “Een deel van die activiteiten komt rechtstreeks voort uit de workshops. Het gaat om hobby’s van onze werknemers, van padel tot haken. Die activiteiten zijn niet alleen goed voor de onderlinge verbinding, het maakt ook dat werknemers loskomen uit hun dagelijkse routine. We proberen zo bijvoorbeeld te normaliseren dat mensen tijdens de pauze een wandeling maken. Ook zijn er yogalessen en massages op de werkvloer.”

Anonieme getuigenissen
Om nog beter te begrijpen waarom werknemers na ingrijpende levensgebeurtenissen vaak langdurig verzuimden, ondernam SMD/Wijkteams Enschede nog twee acties. Ten eerste verzamelt SMD/Wijkteams al jaren geanonimiseerde ervaringen van cliënten, om daar lering uit te kunnen trekken. Op dezelfde wijze zijn ook medewerkers geïnterviewd over het verzuim. Op basis van die ervaringen is nu scherper in beeld welke maatregelen medewerkers effectief vinden en welke niet. Zowel zieke werknemers als mensen die ziek zijn geweest zijn anoniem geïnterviewd door externe interviewers. “Zo konden we getuigenissen verzamelen die we anders nooit te horen hadden gekregen. Daardoor leerden we iets heel belangrijks: dat wanneer iemand wat langer uit beeld was, die persoon soms niet meer langs durfde te komen. De drempel was dan te hoog geworden. Mensen waren bang alleen maar in de weg te lopen.”

Terugkeer na langdurig verzuim
Het verzuimteam besloot vervolgens een buddysysteem op te tuigen. “Met die collega konden collega’s die al wat langer uit de running waren een afspraak maken om langs te komen.” Ook werden teamleden aangemoedigd contact te leggen met langdurig zieken. “Vaak leven er allerlei verwachtingen, zoals dat iemand die ziek is liever geen collega’s wil zien. Dat is een aanname, terwijl je dat ook kunt onderzoeken. Je kunt bijvoorbeeld vragen: ‘vind je het gezellig als ik vanavond langskom en dat we dan samen pizza gaan eten?’ Dan blijkt vaak dat een zieke collega dat wel degelijk heel gezellig vindt. We hebben vijf wijkteammanagers, maar daarnaast een veelvoud aan andere collega’s. Door hen ook te betrekken bij het onderhouden van contact met zieke collega’s, wordt terugkeer na langdurig verzuim een stuk laagdrempeliger.”

Doorverwijzing naar een externe hulpverlener
Daarbovenop ontwikkelde Erwelzijn een sociale kaart voor werknemers. Dat is een verwijslijst waarmee mensen met een hulpvraag door kunnen worden verwezen naar de juiste hulpverleningsinstantie: Loupatty: “Die hadden wij natuurlijk al voor inwoners van Enschede, maar niet zo expliciet voor werknemers.” Omdat ruim zestig procent van de werknemers van SMD/Wijkteams Enschede echter ook inwoner is van Enschede, was prudentie op zijn plaats. “Iemand met schulden zwijgt daar namelijk vaak over tegenover zijn of haar werkgever.” Dat maakte het extra belangrijk om de communicatie over ondersteuningsmaatregelen bij life events subtiel aan te pakken. “Dat kan bijvoorbeeld door heel in zijn algemeenheid via de interne kanalen op allerlei manieren te benadrukken dat je altijd contact kunt opnemen met de HR-afdeling, om doorverwezen te worden naar een externe specialist zoals een budgetcoach of therapeut.” Die boodschap moet je blijven herhalen, zegt Loupatty: “Veel mensen vinden het ingewikkeld om hulp te vragen. Ze modderen eerst zelf aan. Voor hulpverleners geldt dat nog eens extra: ze helpen liever een ander. Alleen: wat voor een ander werkt, werkt ook voor ons. Dat besef begint steeds meer door te dringen. We maken allemaal ingrijpende levensgebeurtenissen mee. Het is heel belangrijk om dat feit te normaliseren. Want als je daar pas over begint als iemand iets meemaakt, dan is het eigenlijk al te laat.”